Digitale Zusammenarbeit und Teamwork auf Distanz – So arbeitet scitis.io

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scitis.io steht für Digitalisierung in der Industrie. Doch wie sieht es eigentlich im eigenen Unternehmen aus? Wie arbeiten die Mitarbeiter:innen von scitis.io miteinander und mit ihren Kunden? Zum Thema digitale Prozessabläufe und Arbeitsweise wird Jascha Schmitt, Marketing und Operations Manager von scitis.io, einige Fragen beantworten – online versteht sich.

Hallo Jascha! Als kleine Einstiegsfrage zum Interview: Von wo aus arbeitest du denn gerade?

Ich arbeite überwiegend von zuhause. Das ist aber auch nichts neues, wir hatten in der Anfangsphase – bis Sommer 2017 – noch gar kein Büro. Mein Bewerbungsgespräch war damals tatsächlich in der Cafeteria der Uni. Die Arbeitsweise von scitis.io wurde also von Anfang an auf Flexibilität ausgelegt.

Wie sieht es mit dem restlichen Team aus? Sitzen die Kolleg:innen eher im Büro oder im Homeoffice?

Beides. Unser Büro im Stuttgarter Westen ist ja sehr gut angebunden und einige Kolleginnen und Kollegen sind fast jeden Tag vor Ort. Aber wenn wirklich alle mal gleichzeitig kommen wird es schon eng und seit Corona ist das nicht mehr ohne weiteres machbar. Glücklicherweise war für uns die Umstellung auf überwiegend Homeoffice bzw. Mobile Office reibungslos. Wie gesagt, wir sind von Grund auf so organisiert, dass wir unabhängig vom Arbeitsort sind. Wir haben inzwischen auch Mitarbeiter:innen, die nicht – oder nicht mehr in Stuttgart leben und so generell im mobilen Office sitzen. 

Die Arbeitsweise von scitis.io wurde von Anfang an auf Flexibilität ausgelegt.

Um auf die Arbeitsweise von scitis.io zu sprechen zu kommen: Wie funktioniert der digitale Arbeitsplatz und was braucht man dafür?

Die konkrete Office Umgebung ist eigentlich weniger wichtig. Die meisten gängigen Office Pakete bieten hier brauchbare Ansätze. Allerdings muss ich sagen, dass der Google Workspace bei weitem die beste Umgebung für die Zusammenarbeit im Team bietet.
Collaboration ist da kein Feature sondern die Basis, um die das ganze Paket aufgebaut ist. 

Beispielsweise muss man heute keine Kopie einer Überarbeitungsversion “Antrag_final_wirklich-final_version2.51.4(16).docx”  über ein Laufwerk oder gar per Email verteilen, in der Hoffnung dass am Ende alle Änderungen ihren Weg in ein Dokument finden.
Bei vielen Office Umgebungen wie MS Works steht diese veraltete Arbeitsweise immer noch im Vordergrund.

Primär ist es eine Frage der Herangehensweise des Teams und es gibt eben Office Pakete, die das begünstigen und solche, die es erschweren.

Stattdessen arbeiten wir – teilweise zeitgleich – online im gleichen Dokument und können sehen, was die anderen machen und in der Historie auch nachvollziehen, wer wann was geändert hat. Daneben ist der Chat offen, in dem man Diskutieren und Kommentieren kann und gegebenenfalls macht man sich kurz ein Google Meet auf, um direkt miteinander zu sprechen. Wenn die Kollegin oder der Kollege gerade nicht kann, postet man einen Kommentar mit @Name und weiß, dass das später gesehen und geklärt wird. Am Ende ist das aber primär eine Frage der Herangehensweise des Teams und es gibt eben Office Pakete, die das begünstigen und solche, die es erschweren.

Zur digitalen Arbeitsweise gehören auch Videokonferenzen. Diese sind ja inzwischen nicht mehr ganz neu, aber häufig besteht das Gefühl, dass sie ein eher schlechter Ersatz für reale Meetings sind. Was kann man denn machen, dass eine Videokonferenz effektiv abläuft? 

Also einige grundsätzliche Dinge zur Etikette sollten inzwischen selbstverständlich sein. Zum Beispiel, dass man seine Kamera anschaltet sofern möglich aber das Mikrofon auslässt, solange man nichts sagt. 

Grundsätzlich sind Videokonferenzen aber vor allem eines von vielen Werkzeugen, die man selten einzeln einsetzen sollte. Jedes Meeting sollte immer mindestens aus einem gemeinsamen Dokument (Meeting Minutes) und gegebenenfalls anderen geeigneten Tools, wie einem digitalen Whiteboard bestehen. Hier bieten sich beispielsweise Jamboard, miro oder Mindmeister an. 

Natürlich haben wir auch neben regelmäßigen Meetings ein Team-Management-Tool. Wir arbeiten hier mit Asana. Damit kann der Teamleiter einen Überblick über den Stand seiner Projekte erhalten, den Workload abschätzen und ausbalancieren ohne, dass dafür alle in einem Meeting zusammen kommen müssen. So können wir in den Meetings schnell und effektiv diejenigen Punkte ansprechen, die tatsächlich besprochen werden müssen und der organisatorische Overhead ist sehr klein.
Außerdem können Online Meetings deutlich häufiger und unkomplizierter stattfinden, was agile Produktentwicklung überhaupt erst möglich macht. Das ist alles weder neu noch ungewöhnlich, aber man muss es eben als Gesamtsystem verstehen.

Ich würde Videokonferenzen also nicht als schlechten Ersatz für reale Besprechungen sehen. Vielmehr sind sie eines von einer ganzer Reihe an Tools, die zusammen eine Arbeitsweise ermöglichen, in der Besprechungen vor Ort und in Person nicht mehr so relevant sind. 

Du meintest ja, dass viele Kolleg:innen noch von zu Hause arbeiten. Fehlt da denn nicht etwas, wenn man sich nicht mehr im Büro oder in der Kaffeepause sieht? 

In Zeiten von „Social distancing“ gilt bei uns „social connecting despite physical distancing“.

Ja, allgemein der zwischenmenschliche Kontakt zu den Kolleg:innen ist natürlich aus dem Homeoffice sehr schwierig. Wenn man nur noch bei direkt geschäftsbezogenem Informationsbedarf überhaupt miteinander kommuniziert, dann leidet die Stimmung im Team sehr schnell darunter. Das macht dann nicht nur wenig Spaß, sondern wirkt sich auch negativ auf die Arbeit selber aus. Gerade in einem so kleinen und eng zusammenarbeitenden Team wie bei scitis.io ist es aber enorm wichtig, dass die Stimmung auch passt. Diese kurzen Gespräche beim Kaffee holen in der Küche oder während der Mittagspause sind essentielle Komponenten von Teamarbeit, die man gerne übersieht. Wir haben 2020 während der Lockdowns mehrmals wöchentlich unverbindliche “Meetings” eingerichtet, die einfach nur dem Zweck dienen sich mal unterhalten zu können ohne, dass es dabei zwingend um die Arbeit gehen muss. Eines davon ist beispielsweise die virtuelle Mittagspause “Mittwochs miteinander Mampfen” oder am Freitag das “Bier ab 4” bei dem alle so langsam runter fahren, um dann schließlich vollends ins Wochenende zu gehen. Also kann man eigentlich sagen: in Zeiten von „Social distancing“ gilt bei uns „social connecting despite physical distancing“.

Abgesehen vom Kontakt innerhalb des Teams, wie kann der Kontakt zu Kunden gut gehalten werden und was für Services bietet scitis.io hier an

Zu Kunden, mit denen wir ausschließlich online zusammenarbeiten haben wir in der Tat den besten und reibungslosesten Kontakt. Das liegt nicht etwa daran, dass Meetings vor Ort und in Person schlecht wären. Vielmehr ist der Austausch viel einfacher wenn nicht extra ein vor Ort Meeting vereinbart werden muss und die restliche Kommunikation via E Mail geschieht. Wir streben immer ein Kundenverhältnis an, bei dem wir für den Kunden so leicht erreichbar sind, als säßen wir im selben Gebäude. Das ist zwar nicht immer möglich, aber ein digitaler Arbeitsplatz macht es deutlich einfacher.

Kannst du zum Abschluss noch ein paar Tipps teilen, um auch im Homeoffice produktiv zu sein?

Ich hatte tatsächlich so meine Schwierigkeiten in einen Arbeitsrhythmus zu kommen als wir plötzlich überhaupt nicht mehr ins Büro konnten. Ich glaube das ging den meisten im Frühjahr 2020 so. Aber einige Dinge habe ich dann doch recht schnell rausgefunden und auch bis heute beibehalten:

  • Ich glaube das Wichtigste ist: Trenne Arbeitstag und Feierabend… am besten mit einer Tätigkeit im Freien. Wenn der Weg ins Büro und der Heimweg wegfallen, tendiert die Grenze zwischen Arbeit und Freizeit zu verschwimmen. Das schadet nicht nur der Produktivität sondern auch der mentalen Gesundheit. 
  • Halte Kontakt zu den Kolleg:innen, auch wenn es akut nichts zu besprechen gibt. Das fällt mir selbst noch unheimlich schwer, weil es sich nicht so anfühlt als ob es zur Arbeit gehört. Aber wie bereits gesagt: die Gespräche zwischen Tür und Angel sind wichtig. Da findet Kommunikation statt und man merkt im Team, wenn diese Kommunikation wegfällt.
  • Vergiss nicht Pausen zu machen. Wenn keiner sagt “lass uns was essen, ich hab Hunger” vergisst man viel leichter die Zeit. Das kann zwar Vorteile haben, wenn man in irgendeine Aufgabe vertieft ist und nicht unterbrochen wird, aber ganz ohne regelmäßige Pausen leidet die Produktivität auch gerne mal. Das fällt mir persönlich im Büro leichter, deshalb muss ich im Homeoffice verstärkt darauf achten. Da schadet es nicht, sich Pausen und Feierabend als Termin in den Kalender zu schreiben. Auch wenn es die Kolleg:innen amüsiert, dass bei mir jeden Tag um 18:00 Uhr „Bewegung an der frischen Luft“ im Kalender steht. 

Vielen Dank für die spannenden Einblicke in deinen Arbeitsalltag und die hilfreichen Tipps Jascha! Bis zum nächsten Mal.

 

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Jascha Schmitt Marketing and Operations Manager